予約システムへのスムーズな移行はどうやったら良いでしょう？（医療系）

システムを運用させる上で一番重要なことは、現在使っている予約台帳と予約システムの予約状況を一致させることです。
ホームページに予約システムのＵＲＬをリンクしたら、その日から予約システムは広く一般に公開したのと同じ意味を持ちます。
予約システムを一般の患者様に報知する前に、予約台帳と予約システムの予約状況を一致させる作業を行います。
予約台帳に記述されている通り、患者様の個人情報をシステムに登録することも大事ですが、移行作業をスムーズに進めるために次のような作業手順をご提案いたします。
先ず、管理画面から「移行用管理者」というユーザを新規に登録して、この顧客番号を覚えます。管理画面から登録するユーザは氏名だけあればＯＫです。
管理画面の「予約の照会・更新・追加」の画面にある、一括充填のボタンをクリックして明日以降の予約を次から次へと、この「移行用管理者」の顧客番号で予約して行きます。
一度の予約操作で予約可能な上限がありませんが、あまりに一度に大量の時間帯を予約すると、データベースへの登録に時間が掛かる場合がありますのでご注意下さい。
この作業と平行して管理画面から新規顧客を登録して個別に予約を取る管理モード予約のやり方をスタッフ全員で覚えると良いでしょう。
また、現在使用してる紙ベースの予診表にメールアドレスの項目を設けて、初診の患者様に記入して貰うようにして、予約システムの話を紹介し、予約システムへ登録して良いか確認するようにします。
管理画面から顧客情報を登録する場合に、ＰＣメールアドレスを入力すると、そのＰＣメールアドレスへ、新規に予約システムが利用可能になった旨のメールが自動的に送信されます。